具体操作步骤为：选择菜单“工具→宏→Visual Basic编辑器”命令，进入Visual Basic编辑窗口，然后利用“插入”菜单插入一个模块，自定义一个名为“academy”的函数，下面是函数的代码。代码规律非常明显，有更多的学院需要处理，在Case分支语句中加入即可。

　　Public Function academy(ByVal strNum As String) 
 　　　Dim s As String
　　　s = Mid(strNum, 4, 3)
　　　Select Case s
　　　　Case "110"
　　　　　academy = "数科院"
　　　　Case "111"
　　　　　academy = "信息学院"
　　　　Case "112"
　　　　　academy = "外语学院"
　　　　Case "113"
　　　　　academy = "政法学院"
　　　　Case Else
　　　　　academy = "无效的学院代码"
　　　End Select
　　End Function

　　代码输入完成后，保存一下，就可以在工作表中使用了(如图2)。

　　5．选中F2单元格，建立根据学号得出学生系别的公式。在F2单元格中输入的公式为：“=IF(MID(A2,7,2)="24","数学系",IF(MID(A2,7,2)="27","计算机系",IF(MID(A2,7,2)="29","英语系","无效的系代码")))”。如果需要处理的系别超过了八个，也可以用和上面相同的方法建立自定义函数。

　　6．最后选择G2单元格，建立根据学号得出学生班级学号的公式，这非常简单，在G2单元格中输入的公式为：“=IF(A2="","",RIGHT(A2,3))”。其中RIGHT(A2,3)的含义是：提取A2学号的最后三个字符。

　　到此为止，公式或者自定义函数全部建立完成，当输入这张工作表的数据时，只要集中精力把学号和姓名输入正确就可以了，后面其他字段的数据Excel公式会自动填入，感觉是不是轻松不少？

　　小提示：对于常常需要做这个任务的朋友，不妨把这个工作表保存为模板，以后就需要时，就可以信手拈来，直接使用了。这对提高完成重复性工作的效率，是非常有效的手段。 原文件下载