二．在修订状态下批改文稿
审阅者进入修订状态和设置好修订状态的显示之后，就可以开始在修订状态之下批改文稿了。通常情况下，批改文稿包括两件事，一是直接修改文稿的内容，二是对文稿添加批注信息。
两件事的区别在于，直接修改文稿的内容是对文稿的实际操作，它将影响文稿内容的实际变化；而对文稿添加批注信息只是对文稿添加的说明性内容，并不是对文稿的实际修改，对文稿添加批注信息的作用在于，原作者可以根据批注信息对文稿进行进一步的修改。
(一)在修订状态下添加或删除文稿内容
1. 审阅者王科长在Word 2002中打开小林发来的《医药审计调查报告—市局》文稿，先用前面介绍的方法进入“修订”状态。
2. 然后，王科长就可以在文稿中作相应的修改。例如王科长认为文稿中“附设”用词不当，故先在文稿中选中“附设”一词，然后将其改为“附属”。为了语句更加通顺，便在文稿中的“审计结果报告如下”句子前插入“现将”一词。
3. 修改完成后，单击工具栏上“显示标记最终状态”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“显示标记的原始状态”(图 7 )，这时可以看到文稿中的“附设”一词被添加了删除线，同时在右侧版边以批注形式显示修改后的词汇“附属”，“审计结果报告如下”前的蓝色小点连接的矩形框内显示插入的文字“现将”(图 8 )。
图 7
图 8
4. 接下来，王科长可以进行文稿中其它类似的添加或删除内容的修改。
(二)在文稿中添加批注信息
仍然在上面文稿中，如果王科长认为小林的文稿中“医院资产规模逐年扩大”一段，需要增加更详细的数据和图表说明规模变化情况，则可以添加批注信息，具体操作如下：
1. 仍然在修订工作状态下，将插入点位于文稿中“医院资产规模逐年扩大”段落标题旁，单击“审阅”工具栏上的“插入新批注按钮”，这时将显示批注符号和批注框(图 9 )。
图 9
2. 接下来，王科长就可以直接在批注框内输入批注内容“请增加更为详细的数据和图表说明规模变化情况”。输入完成后，单击批注框外页面任意位置即可结束输入。
3. 如果王科长认为有其它地方需要增加批注信息，即可用同样的方法操作。默认情况下，批注框都位于页面右版边位置。
