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制作PPT演示稿时应遵循的10/20/30法则

天极网软件频道2008-06-25 10:00我要吐槽

  你在使用PPT时,是否想过怎样做才能取得更好的效果?一些简单的法则,往往含义深刻,让人受益匪浅。日本著名风险投资家盖川崎(Guy Kawasaki)就提出了PPT演示的10/20/30法则:

  ·演示文件不超过10页;

  ·演讲时间不超过20分钟;

  ·演示使用的字体不小于30点(30 point)。

  10页:不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实,10页足已,太多的内容让人更无法记住重点。而如果你是写给VC(风险投资家),Guy Kawasaki建议要写出以下10个要点:问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结。

  自己定义 结构更清晰

  项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用,但PPT默认的“点”比较单调,我们能否自己动手,把需要的调出来?

  提示:执行“格式→项目符号和编号”命令,在“项目符号项”或“编号”中,选择你中意义的模板,或者单击“自定义”,就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样式更加丰富,结构更清晰。

  超级链接 内容更丰富

  总感觉内容不够,万一客户想进一步看到详细的资料呢?

  提示:有枝叶方有效。

  首先,选超级链接的对象(文字、图形),单击“幻灯片放映→动作设置”或“自选图形|动作按钮”,选一种按钮,拖动出图形案钮,然后在“动作设置”对话框中选“超级链接”,选中要链接对象确定即可。如果更改选中对象,进入“插入→超级链接”,对“插入超级链接”对话框内容修改并确定,若选“取消链接”则超级链接就删除了。

  20分钟:虽然你可能有只有1个小时,但投影可能就需要很长时间,此外观众可能会迟到或早退,何况与听众的互动与问答时间又如此重要,所以只说20分钟时间是个明智的选择,而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。

  排练计时 精确把握时间

  有时候,我们可能越讲越兴奋,到了最后时间不多,只好草草收场。怎样精确地把握时间呢?要获得时间的保证,可以在正式演示前自己预演几遍。进入“幻灯片放映→排练计时”,可手动控制幻灯片的播放,自定义每张幻灯片的播放时间,非常方便。

  快捷键 提速好帮手

  放映开始时,利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态(普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映)之间进行快速切换。当然,如果按F5,就直接进入播放状态。默认状态下,按回车或空格都是下一页(如用无线鼠标便于站立状态的演讲),“←”是返回上一页,Esc是返回普通视图状态。回答听者提问或者中场休息时,按B键,就直接切入了黑屏,再按一次就能恢复原状。

  30点字体:30点字体的话,在一页PPT里可放不下多少字。不过Guy Kawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外,更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么,并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。

  高亮对比 字体更醒目

  字体大了,光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗?不用如此麻烦。在PPT中,采用高对比度来查看幻灯片即可。

  首先进入Windows的“开始→设置→控制面板”命令,双击“辅助选项”图标,在“显示”选项卡上,选中“使用高对比度”复选框,确定。然后在PPT的“视图”菜单上,指向“颜色/灰度”,执行“高对比度”命令。

  注意:高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图,它仅是一种屏幕设置,不影响实际的演示文稿,也不应用于打印的演示文稿。

  写得越多,内容越丰富,看起来就越有力吗?不然。关注整个PPT的逻辑主线,在阅读的过程中思考每一张PPT在整个陈述中的作用,相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来,脑子里有一个“big picture”,将更丰富的数据、论据等内容作为“附件”,让正文变得直接和简洁,在陈述中自然转和,重点突出,才是硬道理。

  10/20/30法则,如果你觉得有道理,就尝试着改变自己的一些习惯吧。

作者:佚名责任编辑:彳亍)
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