四、个人文件夹和自动存档
通过上面的介绍，也许你会问:与稿件相关的约会、任务、联系人等项目都保存在相应的文件夹中，如果系统崩溃或我们要从新安装Outlook，那么如何才能保证这些数据的安全呢?
在Outlook中，约会、任务、联系人及电子邮件等所有的Outlook项目都保存在一个叫“个人文件夹”的文件(这是Outlook独创的文件类型)中。在“文件夹列表”中选择“Outlook今日”并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择“属性”打开“个人文件夹”对话框，如图11所示，这就是我用于存放Outlook各项目的“个人文件夹”文件的保存位置，以后，不论是重装系统还是到其它地方办公，只要带着这个文件，一切都就“OK”了。
在Outlook中，随着时间的推移，在各个文件夹中保存的项目就会越来越多。对于IT撰稿人来说，随着稿件的增多你建立的约会和任务也越来越多，另一方面，又有一部分稿件被采用而且媒体也很快寄来了稿酬，如果把这部分稿件的约会和任务继续保留在“日历”和“任务”文件夹中，势必给管理带来一定的混乱。利用Outlook的自动存档功能，我们可以把这些约会、任务、过期的电子邮件等其它暂时不用的项目存档到另外的“个人文件夹”文件里，这个另外的“个人文件夹”文件我们把它叫做“存档文件夹”文件。
Outlook可以每隔一段时间检查一下各个文件夹里的项目。Outlook启动时，它首先会看看是不是到了检查时间，如果到了，就会开始检查，检查时如果发现有的项目到了事先设定的存档时间，那么它就会把它们放到“存档文件夹”文件里。要使用Outlook的自动存档功能，首先要设置自动存档。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选择”对话框，如图12所示，选择第一个复选框，Outlook的自动存档的功能就打开了，并且每隔14天检查一次。“删除过期项目”，对于电子邮件来说，检查的是它是否过期(对于电子邮件，我们可以在“邮件选项”中另外指定它的过期时间)，选择该复选框，Outlook会自动将它删除而不是存档。另外，“在默认存档文件夹设置”中，我们还可以设置默认存档时间及默认“存档文件夹”文件的位置。设置完毕后，点击“确定”，Outlook的自动存档功能就启动了。
上面我们设置了Outlook多长时间检查一次文件夹中的项目，下面，我们还要设置各文件夹中的项目多长时间后才放到“存档文件夹”文件中。
在“文件夹列表”中选择“任务”，在鼠标右键菜单中选择“属性”打开“任务属性”对话框，如图13所示，“使用默认设置保存此文件夹中的项目”将按默认存档时间和默认“存档文件夹”存档该文件夹中的项目。对于上文我们在“任务”文件夹中创建的稿酬提醒任务，在这里我们选择“使用这些设置保存此文件夹”单选框并将存档时间设为8个月，这样当Outlook检查时，如果有稿酬提醒任务已超过8个月(如果出现稿酬问题，在8个月内一般都能解决，也就是说，8个月后，这些任务的“状态”都已被你设置成了“已完成”)，Outlook会自动将这些稿酬提醒任务存档到“存档文件夹”文件中。利用同样的方法，我们还可心设置其它文件中项目的存档方法及存档时间，在这里，由于文章篇幅的关系我就不再赘述了。
需要指出的是，如果你不习惯Outlook把一些项目自动存档，你也可以使用手动存档。在“文件”菜单中选择“存档”命令打开“存档”对话框，如图14所示，选择存档的文件夹及存档时间，最后点击“确定”，Outlook就会对选定文件夹中的项目按存档时间存档。
Outlook是一款功能强大的个人信息管理工具(把它说成管理工具有点小看它的功能了，毫不夸张地说，应该称它为“个人信息管理平台”)，对于IT撰稿人来说，它可以全程解决稿件管理中的各项事务，但由于篇幅的关系，笔者的这些文字对你来说，也仅仅能起到“穿针引线”的作用，但我相信，聪明的你，一定能像“庖丁解牛”那样，把它使用的“游刃有余”。
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