中小企业通信：高成本、低效率下的重重迷局

  近日，工信部和全国工商联高度关注中小企业因资金情况出现的经营困境。调查显示，中小企业特别是小型、微型企业的状况，可能比2008年金融危机时更为艰难。以上情况是中小企业在融资方面出现的问题，其实在通信方面也同样存在着诸多困境。在企业信息化进程不断加快的今天，企业通信作为基础应用之于中小企业，如同血液之于身体，虽非支撑躯体的骨骼，但唯有流动顺畅的血液方能保证机体的快速高效运转。

  揭开通信迷局

  国内著名的管理咨询机构AMT咨询于日前发布了我国首份《中小企业通信需求报告》(下称报告)。作为中国本土最大的“管理+IT”综合服务机构，AMT业务领域涉及管理咨询、信息化咨询、服务外包，第一次将中小企业通信需求状况进行的系统呈现。据悉，该报告调研历时近半年时间，针对北京、上海、广州、深圳等四个城市中小企业的CEO或董事、信息部门主管和一般职员，就企业内部通信需求做了大量调查和数据分析，涉及制造、金融、教育以及汽车等行业。

  调查结果显示，2010年，我国企业员工平均每天花费大约1.8分钟处理垃圾邮件，综合其他通信不畅的因素(电话会议语音质量不清晰、网络堵塞、信息管理不当等)，造成通信不畅的时间大约为10分钟。按照企业每天工作时间8小时计算,企业由于通信不畅浪费的时间是工作时间的2%。我国中小企业由于观念落后、垃圾邮件、管理不当等综合因素致使的沟通不畅，造成每天高达13亿元的损失。如此巨额的损失，实在令人担忧。

  263网络通信总裁芦兵指出：“中小企业的通信困局，是综合因素所致，既有企业财力、意识等原因，也有在企业通信的各个系统配置中不合理情况。”

  据统计，2010年我国中小企业网络接入率已达到90%，在接入率达到空前高比例的同时，接入水平却参差不齐。很多企业虽然接入互联网，但对于互联网以及现代通信工具能给自己企业的发展带来什么，并未有清醒的认识。

  据统计，我国专业企业邮箱的渗透率只有6.6%，相对于欧美市场60%的普及率，明显过低，大多数未使用企业邮箱的中小企业原因在于对企业邮箱的重要性认识不够，有的企业还徘徊在自建还是外包的边缘。而AMT报告显示，中小企业企业意识薄弱、通信安全难以保障，资金、人力投入乏力，系统不匹配、不易管理等问题突出，可谓是规模“小”，负担“大”。

  以企业邮箱为例，企业自建邮箱固然可以通过自建资企业邮箱可以更合理利用企业内部资源，提高办公效率。软硬结合的邮件服务方案，可以有效避免黑客入侵窃取数据。但前期的软硬件投入以及后期的人力维护等产生的成本，会让中小企业苦不负重。而且随着企业用户数量的不断扩大，以及对本地、异地、海外邮件收发的不同需求与管理性能需求的日益提升，自建邮箱系统的弊端会不断显现。

  天津一家外贸企业介绍说原来自建的企业邮箱系统困扰比较多，邮件经常遇到容量小、退信、延迟、客户收不到、丢附件等等情况，失败率一度达到了10%，严重影响到企业沟通效率和企业绩效。对于企业来说，日常业务的沟通受到影响、项目预算翻倍的账单、以及后续运营维护成本的不断投入仅仅是开始。尽管投入如此巨大，自建邮箱仍然难以掩饰自身的掣肘。

  采用外包企业邮箱是不是就能一劳永逸，彻底解决通信的困境呢？申瓯通信给出了答案。这家生产通信设备的企业，由于选择了普通的外包企业邮箱系统，经常会收到代理商和公司销售人员的投诉，集中反映邮件收发稳定性和收到垃圾邮件等问题，而且还出现过一次严重的安全问题，联系该系统的客服，并没有得到及时有效的解决。另外，邮箱系统后台管理不方便，额外增加了不少工作量。

  另外，电话会议系统选择不当，也会存在诸如此类的种种问题，如传统电话会议，首先表现流程繁琐，不但需要提前申请预约电话会议，而且需要购置宝利通等硬件设备，加之电话费用偏高，同样让中小企业难以承受。

  此外，长期以来，资源外置一直被大型企业所诟病，但现在，随着我国中小企业总数超过4000万，合理的资源外包正成为体现企业智慧的关键所在。借用外部资源实现成本最小化，成为企业在竞争日益剧烈的市场环境下谋取优势的重要手段。

  业内人士认为，中小企业通信在安全稳定、总成本、效率、便捷性等多方面都将是需求趋势所在。选择外包服务可以很好地解决这些问题，但是选择专业的外包服务商将是重中之重。

  解开通信枷锁

  AMT咨询报告显示，随着电子商务的普及和深入，中小企业对通信工具的需求更加迫切。而企业员工在外有通信需求时，选择使用电话或视频会议的比例占57%，电子邮箱与即时通信各占19%和17%，仅有7%的人选择返回公司决定。

  在对通信工具的需求调查中，企业决策层更关心通信的效率及信息安全性;企业IT部门主管更注重通讯工具的安全、稳定性以及服务商的品牌实力;而企业一般员工则希望通信工具能提高工作效率、更安全、功能更多。总之，能提高工作效率、安全稳定、功能丰富、专业品牌的通信工具，更为中小企业所看重。

  事实正是如此，上述天津外贸企业需要安全稳定的专业邮箱，顺畅的海外收发，以及大空间、大附件等增值功能。申瓯通信在系统安全稳定的基础上，需要更强大的管理后台和更及时的售后服务。而银河证券则需要只能收不能发不能删除的定制化邮件，来保证信息的永久保存和不外泄。所以，每个通信企业的需求都是具体的、迫切的、不断增长的。

  263总裁芦兵表示：“中小企业的通信需求主要表现在两个方面，一是低成本;二是高效率。中小企业的企业信息化应用系统有待升级，通信服务商应积极研发专业的企业通信解决方案，全面解决中小企业的通信问题。”构建出符合企业需求的产品与服务是服务商最大的竞争力体现。

  过去三十年，中国积累了全球数量最多的产业资源，规模制造的管理能力，但在信息化管理、高效沟通的模式创新方面缺少沉淀。如何顺应企业的信息化需求，提供相应的解决之道，是越来越多的服务商思考的问题。

  针对中小企业通信需求，很多服务商已经行动起来。据了解，国内企业通信服务专家263网络通信，在十余年的探索中，不断创新，致力于为中小企业提供专业的通信服务。企业数据通信方面，为保障通信的安全稳定，263不但建有专业的电信级机房，而且配备国家级反垃圾邮件专利技术以及世界级反病毒软件。为保障海外通信的畅通，在海外各地设置服务器集群。并且根据企业信息管理的需求，最新推出263 G+企业邮箱，增添了多域管理、多域绑定、日志统计、1G大附件、IMAP功能等增值功能。

  而在企业语音通信方面，263便利会议已经完全满足中小企业随时随地开电话会议的需求。该电话会议系统采用PSTN电信通信网络，保障通话安全、音质清晰度。在操作的便捷性上业大大强于传统的电话会议，不需要预约、直接座机或网页发起，呼入呼出随意调整，企业准备电话会议的流程大大简便。

  业内人士指出，互联网让通信发生了巨大的改变，文字、数据、语音、图像等传递方式让通信本身变得更有质感。但以这些传递方式为代表的企业通信系统与企业协同办公系统，如果“各自为政”，对企业的沟通和工作效率同样构成威胁。一种融合各种应用的“轻模式”办公解决方案势必更受企业欢迎。

  呼唤“轻模式”通信系统

  面对中小企业通信困境，芦兵表示，彻底解决中小企业通信问题，绝非一朝一夕，需要多方面努力，政府鼓励政策、企业自身意识提高以及服务商提供针对性的解决方案。对中小企业来说，受制于自身特殊性，绝大多数企业都无法像大型企业一样，提出明确、清晰的信息化需求与演进战略，归根结底是缺乏长期的信息化经验支持。即便部分企业了解需求，也受限于预算、技术门槛等诸多条件，很难从市场上找到适用自身的产品。

  芦兵指出，为中小企业提供量身定制的综合通信系统平台支持，更符合其对“轻”的需求，将是市场的主流方向。更需要轻成本(降低采购成本)、轻设备(无需硬件设备)、轻管理(不需要专人管理)以及轻支持(服务商24小时全天候支持)的企业通信系统。

  这种“轻模式”的企业通信系统集结企业邮箱、超大附件、短信群发、电话会议、在线视频、网络传真、企业即时通信等多种通信形式，并提供企业日常管理软件接入服务，形成融合通信平台。有效规避企业办公软件之间不兼容，有效整合企业内部资源，提升企业的管理水平和工作效率。

  随着企业信息化不断深入，融合通信必然成为解决上述企业信息化建设的问题的有效手段之一。但是，在中小企业引入融合通信、利用融合通信提高企业办公效率的过程中，也需要认真考虑，自身对于融合通信的认识是否清楚，定位是否准确，能力是否具备、自身有哪些固有的优势和资源，在企业内部合作过程中能够整合什么样的资源，需要何种业务模式……等等，这些问题都将直接影响到企业应用企业通信的成败。